Taloudenhoidon ohjesääntö

 

1 §

Tällä ohjesäännöllä annetaan tarkempia säädöksiä Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry:n (jatkossa Fortis) taloudenhoidosta.

2 §

Fortiksen hallituksen on hoidettava yhdistyksen taloutta huolellisesti yhdistyksen syyskokouksen hyväksymän tulo- ja menoarvion puitteissa sekä muiden yhdistyksen kokouksen antamien ohjeiden mukaan.

3 §

Hallitus nimeää järjestäytyessään taloudenhoidosta vastaavan henkilön ja tälle varahenkilön. Fortiksen sääntöjen mukaan sama henkilö ei voi vastata taloudenhoidosta ja toimia hallituksen puheenjohtajana tai varapuheenjohtajana. Taloudenhoitaja vastaa käteiskassan asianmukaisesta hoidosta, ellei tähän tehtävään ole nimetty toista henkilöä. Taloudenhoitaja voidaan valita myös hallituksen ulkopuolelta.

4 §

Hallitus päättää Fortiksen tilien, verkkopankin ja pankkikortin käyttöoikeuksista. Tileille myönnetään käyttöoikeus pääsääntöisesti vain hallituksen puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, taloudenhoitajalle ja tämän varahenkilölle sekä henkilöille, joilla on oikeus käyttää Fortiksen pankkikorttia. Hallituksen tulee huolellisesti varmistua siitä että Fortkiksen pankkitileille on käyttöoikeus vain sen tarvitsevilla ja siihen oikeutetuilla henkilöillä.

5 §

Hallitus päättää Fortiksen pankkikortin käytöstä ja käyttörajoista. Päivittäinen käyttöraja voi olla enintään 100 €, mutta hallitus voi omalla päätöksellään nostaa päivittäistä käyttörajaa korkeintaan 1000 euroon yhdeksi kuukaudeksi. Pankkikorttia ei saa käyttää käteisen rahan nostoon pankkitililtä.

6 §

Yhdistyksen laskut hyväksyy puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Puheenjohtajan laskut hyväksyy varapuheenjohtaja tai hallitus. Varapuheenjohtajan laskut hyväksyy puheenjohtaja tai hallitus. Jos laskun loppusumma on yli 800 €, täytyy laskun maksaminen hyväksyä hallituksen kokouksessa. Pankkikortilla tehdyt ostokset vahvistetaan seuraavassa hallituksen kokouksessa.

Laskut tulee tarkastaa huolellisesti. Asiatarkastuksesta vastaa aiheen parhaiten tunteva hallituksen jäsen. Laskennallisesta tarkastuksesta ja laskun asianmukaisesta hoitamisesta vastaa taloudenhoitaja tai varataloudenhoitaja. Molemmat tarkastukset tulee suorittaa ennen kuin lasku hyväksytään. Laskut maksetaan vasta, kun ne on hyväksytty. Hyväksytyistä laskuista tulee tuoda luettelo tiedoksi hallitukselle aina seuraavaan kokoukseen.

Tositteita vastaan maksettavasta laskusta tulee täyttää hallituksen hyväksymä laskupohja. Laskuun tai täytettyyn laskupohjaan merkitään suoritetut tarkastukset, hyväksyntä ja maksupäivä.

7 §

Fortiksen talouden tilaa seurataan vähintään kaksi kertaa vuodessa toteumaraporttien perusteella. Ainakin maaliskuun ja syyskuun kirjanpidon valmistuttua toteumaraportti tuodaan tiedoksi hallitukselle. Varasto on inventoitava vähintään kerran vuodessa ja inventaarista tehdään luettelo, josta käy ilmi varaston tuotteiden hankintahinnat, yksittäisten tuotteiden kokonaisvarastoarvo ja koko varastonarvo yhteensä. Inventaario tulee suorittaa ainakin vuoden lopussa tilinpäätökseen liitettäväksi.

8 §

Hallitus päättää vuosittain käteiskassasta

  • pohjakassan suuruuden
  • kassassa pidettävän rahan enimmäismäärän
  • summan, jolla tämä enimmäismäärä voidaan ylittää enintään viiden pankkipäivän ajan.

Käteiskassan enimmäismäärää ei voida päättää 800 € suuremmaksi eikä kassan ylitys saa koskaan olla yli 100 % enimmäismäärästä. Taloudenhoitaja valvoo, että hallituksen päätöksiä noudatetaan.

9 §

Käteiskassasta pidetään kassakirjaa, jonka tiivistelmä toimitetaan kuukausittain liitteineen kirjanpitoon. Käteiskassa pitää täsmäyttää vähintään kerran kuukaudessa. Kaikista käteiskassan tapahtumista tulee tehdä asianmukaiset tositteet.

10 §

Kaikki yhdistyksen maksuliikenne hoidetaan pankkitilin kautta.

11 §

Seuraavat asiat päätetään aina hallituksen kokouksessa ja asiasta tehdään pöytäkirjamerkintä:

  • tilien avaaminen ja lopettaminen rahalaitoksissa
  • tilien käyttöä koskevat valtuudet
  • verkkopankkitunnusten vastuuhenkilön
  • pankkikortin käyttöönotto ja kortin vastuuhenkilö
  • pankkikortin käyttörajat
  • käteiskassan pohjakassa, enimmäismäärä ja enimmäismäärän suurin sallittu ylitys
  • kirjanpidon tilikartta ja käytettävät tilikirjat
  • poistojen laskentaperusteet
  • hyväksytään maksettavaksi laskut, joiden loppusumma on yli 800 €
  • pankkikortilla tehtyjen ostosten hyväksyminen
  • taloudenhoidon käytännön järjestelyt ja sisäinen valvonta siltä osin, kun niistä ei muualla toisin säädetä.

Merkittävät poikkeamat talousarviosta päätetään hallituksen kokouksen lisäksi myös yhdistyksen kokouksessa. Lainan ottaminen päätetään hallituksen kokouksessa, paitsi jos velan takaisinmaksu ylittää tilikauden. Tällöin lainan ottamisesta päättää aina yhdistyksen kokous.

12 §

Taloudenhoitaja vastaa syyskokouksen päätöksen mukaisten vuosittaisten jäsenmaksujen laskuttamisesta tammikuun loppuun mennessä siten, että eräpäivä on viimeistään 14.2., ja seuraa maksujen toteutumista. Mikäli jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan sääntöjen mukaisesti helmikuun loppuun mennessä, tulee hallituksen todeta hänet eronneeksi Fortiksesta.

13 §

Tätä ohjesääntöä voidaan muuttaa Fortiksen säännöissä säädetyllä tavalla.

Jäsenlehden ohjesääntö

 

1 §

Tällä ohjesäännöllä annetaan tarkempia säädöksiä Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry:n (jatkossa Fortis) jäsenlehden Dilutuksen toiminnasta.

2 §

Dilutus on aatteellisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton lehti, joka ei julkaise rasistista tai muuten syrjivää materiaalia. Dilutuksen tehtävänä on toimia tiedonjakajana Itä-Suomen yliopiston farmasianopiskelijoille. Dilutuksen materiaalia tuottavat pääasiassa toimituskunta ja Fortiksen hallitus. Toimituskunta voi pyytää toimitettavaa materiaalia myös muilta toimituskunnan ulkopuolisilta tahoilta.

3 §

Dilutuksen toimituskunta kokoontuu vähintään kerran kevätkaudella ja vähintään kerran syyskaudella. Ensimmäinen kokous on järjestettävä tammikuun aikana. Toimituskunta järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan sekä aina kokoonpanon muututtua. Järjestäytyessään toimituskunta päättää jäsentensä vastuualueista. Vastuualueita ovat

  • varapäätoimittaja
  • lehden taitto
  • toimittajan tehtävät
  • oikoluku
  • mainoshankinta
  • yhteyshenkilö Fortiksen hallitukseen
  • lehtien toimittaminen tilaajille
  • tiedotus.


4 §

Toimituskunta kokoontuu päätoimittajan kutsusta, kun hän katsoo siihen olevan aihetta, tai jos vähintään kaksi toimituskunnan jäsentä sitä vaatii. Toimituskunta päättää kokoonkutsumistavasta järjestäytymisen yhteydessä. Fortiksen varsinaisilla jäsenillä on läsnäolo- ja puheoikeus toimituskunnan kokouksissa.

5 §

Toimituskunta valitsee kokouksen alkaessa sihteerin. Sihteeri laatii toimituskunnan kokouksista muistion. Muistio annetaan tiedoksi Fortiksen hallitukselle. Fortiksen jäsenillä on oikeus tutustua toimituskunnan kokousten muistioihin.

6 §

Toimituskunta ja Fortiksen hallituksen valitsemat edustajat pitävät yhteisen kokouksen vähintään kerran kevätkaudella ja kerran syyskaudella. Kokoukseen voidaan kutsua myös muiden tahojen edustajia, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Kokouksessa käsitellään Dilutuksen toimintaan liittyvät ajankohtaiset asiat. Kokouksesta laaditaan muistio, joka toimitetaan tiedoksi kaikille kokoukseen osallistuneille tahoille.

7 §

Päätoimittaja

  • edustaa Dilutusta
  • valvoo, että Dilutuksen toimittamisessa noudatetaan niitä sääntöjä, joita Fortiksen säännöissä jäsenlehdestä säädetään
  • päättää Dilutuksen aineistonjättöpäivät ja ilmestymisaikataulun ja toimittaa ne tiedoksi Fortiksen hallitukselle
  • tarkastaa ja hyväksyy Dilutukseen tulevan materiaalin ennen taittoa ja vastaa siitä, että materiaali täyttää sille asetetut vaatimukset
  • laatii taittosuunnitelman jokaisesta lehdestä ja hyväksyy taitetun materiaalin ennen lehden toimittamista painoon
  • hyväksyy koevedoksen tai antaa hyväksymisoikeuden valtuuttamalleen henkilölle
  • tekee esityksen Fortiksen hallitukselle Dilutuksen mainoshinnoista seuraavalle toimikaudelle
  • laatii Dilutuksen toimintasuunnitelman seuraavalle toimikaudelle sekä toimintakertomuksen omasta toimikaudestaan yhdessä toimituskunnan muiden jäsenten kanssa.

Fortiksen hallitus hyväksyy toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen. Varapäätoimittaja hoitaa kaikkia päätoimittajan tehtäviä tämän ollessa estyneenä.

8 §

Taittaja

  • vastaa lehden painokuntoon saattamisesta päätoimittajan antaman taittosuunnitelman pohjalta
  • toimii Dilutuksen yhdyshenkilönä painotalon suuntaan ja toimittaa valmiin materiaalin painotaloon
  • vastaa lehtipainojen kilpailuttamisesta toimikauden lopussa seuraavaa vuotta varten.

Ellei toimituskunta toisin päätä, taittaja vastaa Dilutukseen tulevien kuvien saattamisesta painokuntoon.

9 §

Mainoshankkija vastaa yhteydenpidosta yrityksiin. Mainoshankkijan tehtävänä on myydä mainostilaa Dilutuksesta. Mainoshankkija ilmoittaa tekemistään sopimuksista päätoimittajalle ja vastaa siitä, että sovitut mainokset toimitetaan aineistonjättöpäivään mennessä Dilutuksen taittajalle. Fortiksen hallituksen taloudenhoitaja vastaa myydyn mainostilan laskutuksesta yhdessä mainoshankkijan kanssa. Mainoshankkija toimittaa vuoden lopussa yhteenvedon vuoden aikana myydystä mainostilasta päätoimittajalle ja Fortiksen hallitukselle.

10 §

Tätä ohjesääntöä voidaan muuttaa Fortiksen säännöissä säädetyllä tavalla.

Alumniohjesääntö

 

1 §

Tällä ohjesäännöllä annetaan tarkempia säädöksiä Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry:n (jatkossa Fortis) alumnitoiminnasta.

2 §

Fortiksen alumniksi voi liittyä henkilö, joka täyttää Fortiksen säännöissä alumnijäsenyydelle säädetyt ehdot. Jäseneksi liitytään ja yhdistyksestä erotaan Fortiksen säännöissä säädetyllä tavalla.

3 §

Alumnitoiminnan tarkoituksena on

  • ylläpitää ja kehittää Fortiksen alumnien keskinäistä suhdeverkostoa
  • ylläpitää ja kehittää alumnien ja yhdistyksen varsinaisten jäsenten välistä suhdeverkostoa
  • tarjota alumneille mahdollisuus toimia työelämän kontakteina yhdistyksen varsinaisille jäsenille
  • auttaa alumnien ammatillista kehittymistä
  • tarjota alumneille mahdollisuus tukea yhdistyksen varsinaisten jäsenten ammatillista kehittymistä.

Tarkoituksen toteuttamiseksi Fortis voi järjestää erilaisia vapaamuotoisia tutustumis-, keskustelu-, juhla- ja koulutustilaisuuksia.

4 §

Alumnit suorittavat alumnijäsenmaksun, jonka suuruus ja kantotapa päätetään vuosittain yhdistyksen syyskokouksessa.

5 §

Alumnitoiminta on Fortiksen alaista toimintaa. Alumnitoiminnan kehittämisen ja toteuttamisen suuntaviivoista ja talousasioista päättää Fortiksen hallitus yhdistyksen syyskokouksessa hyväksytyn toimintasuunnitelman sekä tulo- ja menoarvion mukaan. Alumnitoiminnan rahoitus ja maksuliikenne hoidetaan Fortiksen pankkitilin kautta.

6 §

Fortiksen alumnitoiminnan toteuttamisesta vastaa alumnivastaava, joka valitaan vuosittain yhdistyksen syyskokouksessa. Alumnivastaavan toimikausi on kalenterivuosi. Alumnivastaava voi olla joko yhdistyksen varsinainen jäsen tai alumnijäsen. Alumnivastaava toimii yhteistyössä Fortiksen hallituksen kanssa.

7 §

Alumnivastaavan tehtävänä on

  • toteuttaa ja kehittää Fortiksen alumnitoimintaa yhdistyksen toimintasuunnitelman, tulo- ja menoarvion sekä hallituksen antamien ohjeiden mukaan
  • ylläpitää alumnien omia tiedotuskanavia
  • huolehtia alumnitoiminnan rahankäytöstä yhdessä Fortiksen taloudenhoitajan kanssa
  • toimia alumnien yhteyshenkilönä Fortiksen hallitukselle.

8 §

Alumnivastaavan avuksi voidaan koota alumnityöryhmä hoitamaan alumnitoimintaa. Fortiksen hallitus nimittää alumnityöryhmän ja päättää työryhmän koosta. Työryhmän puheenjohtajana toimii alumnivastaava. Työryhmän jäsenet voivat olla Fortiksen varsinaisia jäseniä tai alumnijäseniä. Alumnityöryhmän toimikausi on kokoamisesta kalenterivuoden loppuun.

9 §

Alumnivastaava tai alumnityöryhmä ei ole velvollinen tekemään pöytäkirjoja kokouksistaan, mutta on velvollinen vapaamuotoisesti raportoimaan Fortiksen hallitukselle toiminnastaan ja suunnitelmistaan tarvittaessa toimikauden aikana sekä erikseen pyydettäessä.

10 §

Fortiksen alumnit voivat osallistua Fortiksen järjestämiin tapahtumiin, kuten vuosijuhliin, jäsenhinnoilla varsinaisten jäsenten kuitenkin ollessa etusijalla ilmoittautumistilanteessa.

11 §

Fortiksen alumneille tarjotaan mahdollisuus Fortiksen jäsenlehden lukemiseen joko paperisena ja/tai digitaalisena versiona.

12 §

Alumneilla on läsnäolo- ja puheoikeus yhdistyksen kokouksissa.

13 §

Tätä ohjesääntöä voidaan muuttaa Fortiksen säännöissä säädetyllä tavalla.

Graafinen ohjesääntö

 

1 §

Tällä ohjesäännöllä annetaan tarkempia säädöksiä Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry:n (jatkossa Fortis) logon käytöstä.

2 §                                                                                                                                          

Fortiksen logo on yksivärinen, tammenlehtiseppelein reunustettu apteekkimalja, jonka keskellä on kaksi käärmettä ristissä ja niiden yläpuolella lukee kaarevana Fortis.

3 §

Fortiksen kunnia-, ansio- ja rintamerkissä, viirissä, lipussa ja haalareissa sekä muissa virallisissa yhteyksissä tulee käyttää tässä ohjesäännössä säädettyä logoa, ellei toisin säädetä.

Fortiksen logon käytöstä kunnia-, ansio- ja rintamerkissä määrätään tarkemmin merkkiohjesäännössä.

4 §

Logon käytöstä, esimerkiksi sijoittelusta ja väreistä, järjestön sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä on tarkemmin opastettu Graafisessa ohjeistuksessa, joka löytyy verkkosivuilta tai Fortiksen hallitukselta.

Hallitus hyväksyy Graafisen ohjeistuksen vuosittain.

5 §

Logon käyttöön, muissa kuin säännöissä tai ohjesäännöissä säädetyissä tarkoituksissa, on anottava lupa Fortiksen hallitukselta.

Logon muokkaamiseen epäviralliseen käyttöön on anottava lupa Fortiksen hallitukselta.

6 §

Hallituksen jäsenten velvollisuus on ohjata ja neuvoa logon käytössä ja tarvittaessa myös puuttua väärinkäytöksiin.

7 §

Tätä ohjesääntöä voidaan muuttaa Fortiksen säännöissä säädetyllä tavalla.

Nämä toimitusehdot ovat voimassa 11.1.2013 alkaen.

Tilauksen toimitusaika on 14 vuorokautta tilauksen vastaanottamisesta. Tilauksesta lähetetään erillinen lasku noin 7 vuorokauden kuluttua tilauksen lähettämisestä. Tilaus lähetetään tilaajalle postipakettina. Tilauksella on kuluttajasuojalain 15§ mukainen 14 vuorokauden palautusoikeus siitä hetkestä, kun tilaaja on vastaanottanut tilauksen. Palautettavan tuotteen on oltava samassa kunnossa kuin se oli vastaanotettaessa, myyntikuntoinen ja käyttämätön. Mikäli palautus tehdään yli 14 vuorokauden kuluttua tilauksen vastaanottamisesta tai palautettavan tuotteen kunto ei vastaa lähetetyn tuotteen kuntoa, palautusta ei hyväksytä.

Palautettavan tuotteen asiakas voi viedä postin toimipisteeseen ja täyttää siellä yhdessä postin virkailijan kanssa ositepalautuskortin tuotepalautusta varten. Fortis ry maksaa palautuksen postimaksun. Palautettavan lähetyksen mukana on oltava alkuperäinen lähetysluettelo. Jos tilaus on jo maksettu, tulee lähetyksen mukana olla IBAN muotoinen tilinumero maksupalautusta varten. Fortis ry maksaa palautetun ja maksetun tuotteen hinnan mahdollisimman pian palautuksen saapumisen jälkeen kuitenkin viimeistään 30 vuorokauden kuluttua palautuksen saapumisesta. Asiakkaalle lähetetään hyvityslasku tuotepalautuksesta siihen osoitteeseen, johon myös alkuperäinen lasku on lähetetty. Tuotepalautus tulee lähettää seuraavaan ositteeseen.

Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry

PL 1627 Kuopio 70211

Mahdolliset reklamaatiot tilattuun tuotteeseen liittyen voi lähettää samaan osoitteeseen, tai sähköpostilla osoitteeseen fortis-list [at] lists.uef.fi.

Fortis ry ei vastaa, jos tuotteen toimitusaika ylittyy Fortis ry:stä riippumattomista syistä. Riippumattomia syitä ovat esimerkiksi postitoimituksen estävät sääolot, luonnonmullistus, onnettomuus tai työtaistelu. Tilaaja on itse vastuussa antamiensa tilaustietojen oikeellisuudesta. Mikäli tiedot on annettu väärin, Fortis ry ei ole vastuussa väärien tietojen aiheuttamasta toimituksen viivästymisestä. Fortis ry pidättäytyy myymästä tuotteitaan henkilöille, jotka toistuvasti palauttavat tilaamansa tuotteet.

 

Fortis ry lisää tuotteen hintaan toimitusmaksun. Toimitusmaksu muodostuu Itellan Fortis ry:ltä perimistä maksuista, jotka riippuvat lähetyksen koosta ja kokonaispainosta sekä polttoainekustannuksista. Lähetyksen kokonaispaino kostuu tilatun kirjan/kirjojen ilmoitetusta painosta/ilmoitettujen painojen summasta ja pakkausmateriaalin painosta, joka on keskimäärin 0.08 kg. Kirjojen painot on ilmoitettu niiden tuotekuvauksissa. Itellan perimien maksujen lisäksi Fortis ry perii toimituksesta 2-2,8€ pakkauskuluja lähetyksen koosta riippuen. Toimitusmaksun arvonlisävero on 10 %. Tällä hetkellä lähetyksen toimitusmaksu on:

Lähetyksen kokonaispaino

Toimitusmaksu

Alle 1,5 Kg (1-2 kirjaa)

11€

1,5-3 Kg (3-4 kirjaa)

20€

3-4,5 Kg (5-6 kirjaa)

30€

 

Yli 4,5 Kg painoisten kirjatilausten toimitusmaksu sovitaan tilaajan kanssa erikseen tilauksen koon ja painon mukaan.

Fortis ry voi muuttaa toimitusehtojaan. Voimassa olevat toimitusehdot ovat aina Fortiksen Internetsivuilla nähtävillä. Tekemällä tilauksen tilaaja hyväksyy toimitusehdot.